Tóm tắt nhanh: Hồ sơ định cư ít khi trễ vì nguồn tiền hay lý lịch, mà hay trễ vì ảnh sai kích thước, chữ ký không khớp giữa các trang, tên viết lệch giữa giấy tờ, hoặc vân tay không đọc được. Mỗi lỗi nhỏ như vậy thường đồng nghĩa với một vòng gửi lại giấy gốc qua bưu điện quốc tế hoặc một lịch hẹn mới, cộng lại dễ mất vài tuần đến cả tháng.
Trong các hồ sơ bị trả về mà chúng tôi từng xử lý, số hồ sơ vướng ở những thứ "không ai để ý" nhiều hơn hẳn số vướng ở phần khó. Lý do đơn giản: phần khó thì cả khách lẫn đơn vị tư vấn đều dồn sức vào, còn ảnh thẻ thì giao cho tiệm chụp đầu ngõ.
Điều trái trực giác là lỗi càng nhỏ thì càng tốn thời gian. Hồ sơ nguồn tiền thiếu một sao kê có thể bổ sung bằng email. Một trang biểu mẫu ký sai chỗ thì phải in lại, ký lại trước công chứng, hợp pháp hoá lại rồi gửi chuyển phát sang tận Caribbean.
Ảnh hồ sơ: vì sao "ảnh thẻ như mọi khi" lại bị trả?
Mỗi biểu mẫu có quy chuẩn ảnh riêng, và chúng không giống nhau. Hầu hết đi theo khuyến nghị ảnh hộ chiếu của Tổ chức Hàng không Dân dụng Quốc tế (ICAO), nhưng khác nhau ở kích thước và chi tiết.
| Loại hồ sơ | Kích thước phổ biến | Điểm hay sai |
|---|---|---|
| Visa Schengen, nhiều hồ sơ châu Âu | 35 x 45 mm | Đầu quá nhỏ hoặc quá to so với khung |
| Visa Mỹ | 51 x 51 mm (2 x 2 inch); ảnh số vuông | Đeo kính (không được đeo từ 11/2016), nền không đủ trắng |
| Hồ sơ quốc tịch đầu tư Caribbean | Theo hướng dẫn của từng biểu mẫu | Thiếu chữ ký chứng thực ở mặt sau khi biểu mẫu yêu cầu |
| Hộ chiếu Việt Nam | 4 x 6 cm | Dùng lại cho hồ sơ nước ngoài vì "cho tiện" |
Những lỗi chúng tôi gặp đi gặp lại:
- Ảnh qua ứng dụng làm đẹp. Da mịn, mắt to hơn một chút, đường viền cằm gọn hơn. Mắt thường không thấy, nhưng hệ thống so khớp khuôn mặt có thể thấy ảnh hồ sơ lệch với ảnh sinh trắc chụp tại chỗ.
- Ảnh cũ. Hầu hết yêu cầu ảnh chụp trong vòng 6 tháng. Với trẻ nhỏ, ảnh 6 tháng trước có khi đã khác hẳn.
- Tóc che lông mày, bóng đổ sau tai, kính loá. Ba lỗi kinh điển.
- Cười hở răng hoặc nghiêng đầu. Mặt phải trung tính, nhìn thẳng.
- Cắt ảnh bằng kéo không thẳng, dán bằng keo làm nhăn biểu mẫu.
Mẹo đơn giản nhất: in quy chuẩn ảnh của đúng biểu mẫu đó, mang ra tiệm và yêu cầu chụp theo tờ giấy, không theo "kích thước quen". Mỗi người chụp dư 6 đến 8 tấm.
Ảnh số cho biểu mẫu trực tuyến
Biểu mẫu trực tuyến thường giới hạn cả kích thước điểm ảnh lẫn dung lượng. Ví dụ đơn visa Mỹ DS-160 yêu cầu ảnh vuông, tối thiểu 600 x 600 và tối đa 1200 x 1200 điểm ảnh, định dạng JPEG, không quá 240 KB. Chụp bằng điện thoại rồi nén qua ứng dụng nhắn tin là cách nhanh nhất để ảnh bị vỡ và bị từ chối.
Chữ ký: một người, một kiểu ký, trên mọi trang
Nhiều người Việt có hai ba kiểu chữ ký: một kiểu cho ngân hàng, một kiểu ký nhanh cho giấy tờ công ty, một kiểu cẩn thận trên hộ chiếu. Ở Việt Nam việc đó ít khi thành vấn đề. Trong hồ sơ quốc tịch, nó có thể thành câu hỏi.
Bộ phận thẩm định sẽ đặt cạnh nhau chữ ký trên hộ chiếu, trên biểu mẫu, trên giấy uỷ quyền, trên thư xác nhận ngân hàng. Chữ ký lệch nhau rõ rệt có thể dẫn tới yêu cầu giải thích, và câu trả lời "tôi ký nhiều kiểu" nghe không thuyết phục trong một quy trình chống gian lận danh tính.
Chỗ hay vấp với biểu mẫu Caribbean:
- Ký trước khi gặp công chứng viên. Nhiều biểu mẫu yêu cầu ký trước mặt người chứng thực. Ký sẵn ở nhà rồi mang tới là phải in lại.
- Ký tắt từng trang. Có biểu mẫu yêu cầu ký tắt góc mỗi trang. Sót một trang là trả về.
- Ký hộ con. Con dưới tuổi thành niên thì cha mẹ ký theo hướng dẫn; con đủ tuổi theo quy định của biểu mẫu thì phải tự ký. Nhầm vai là sai.
- Màu mực. Một số hướng dẫn chỉ định màu mực. Mực gel lem, bút dạ thấm qua giấy đều gây rắc rối khi scan.
- Ký ra ngoài ô. Nghe buồn cười, nhưng ô ký trên nhiều biểu mẫu rất nhỏ.
Việc hợp pháp hoá và công chứng giấy đã ký có quy trình riêng, chúng tôi đã viết trong bài dịch thuật, công chứng, hợp pháp hoá lãnh sự.
Tên viết lệch giữa các giấy tờ: lỗi âm thầm nhất
Đây là lỗi không hiện ra cho tới khi bộ phận thẩm định đặt các giấy tờ cạnh nhau. Một người có thể đồng thời là:
- "NGUYỄN THỊ MINH ANH" trên căn cước,
- "NGUYEN THI MINH ANH" trên hộ chiếu,
- "Nguyen Minh Anh" trên bằng đại học tiếng Anh,
- "Anh Nguyen" trên sao kê ngân hàng nước ngoài.
Mỗi dạng đều "đúng", nhưng cộng lại thành bốn danh tính trên giấy. Với người lớn tuổi, còn có chuyện giấy khai sinh ghi năm sinh khác với căn cước, hoặc tên đệm bị lược bỏ trong một lần cấp lại.
Cách làm: chọn một cách viết chuẩn (thường theo hộ chiếu), liệt kê mọi biến thể đang có, và chuẩn bị sẵn giấy xác nhận thông tin cư trú hoặc giấy xác nhận "là một người" cho những chỗ lệch không sửa được. Đưa bảng này cho đơn vị tư vấn ngay từ đầu, đừng để họ tự phát hiện ở tháng thứ hai.
Sinh trắc học: vân tay không đọc được không phải chuyện hiếm
Các nước Caribbean đang chuyển sang bắt buộc thu sinh trắc học cho hộ chiếu. St. Kitts & Nevis đã công bố lộ trình rõ, chúng tôi viết trong bài St. Kitts thu sinh trắc học bắt buộc. Visa Schengen và visa Mỹ thì lấy vân tay từ lâu.
Điều ít ai nói trước: vân tay của người lớn tuổi, người làm việc tay chân nhiều, người có da tay rất khô hoặc bệnh chàm thường mờ, máy đọc nhiều lần không đạt. Nhân viên có thể thử lại vài lần, ghi chú ngoại lệ, hoặc hẹn lại.
Chuẩn bị trước buổi thu sinh trắc:
- [ ] Dưỡng ẩm tay đều đặn trong vài ngày trước, nhưng không bôi kem ngay trước khi vào (tay nhờn cũng làm máy khó đọc).
- [ ] Tránh việc nặng bằng tay, tránh vết cắt ở đầu ngón trong tuần đó.
- [ ] Tẩy sơn vẽ tay (henna), tránh băng dán ở ngón tay.
- [ ] Mặc áo có cổ gọn, không đeo kính, buộc tóc gọn cho phần chụp mặt.
- [ ] Mang theo hộ chiếu gốc và thư hẹn; trẻ em đi cùng cha hoặc mẹ theo hướng dẫn.
- [ ] Hỏi trước: độ tuổi nào được miễn lấy vân tay (với visa Schengen hiện là trẻ dưới 12 tuổi).
Lịch thu sinh trắc mới là điểm nghẽn thật
Với hộ chiếu Caribbean, nơi thu sinh trắc có thể là lãnh sự, trung tâm được chỉ định, hoặc đội thu lưu động tới từng khu vực theo đợt. Nếu anh chị lỡ một đợt, đợt sau có khi cách vài tuần hoặc hơn, và có thể phải bay sang nước khác. Hãy hỏi đơn vị tư vấn: "Gần Việt Nam nhất thì thu sinh trắc ở đâu, đợt tới khi nào, nếu lỡ thì đợt sau khi nào?"
Bảng tra: lỗi nhỏ, hậu quả lớn
| Lỗi | Hậu quả thường gặp | Cách phòng |
|---|---|---|
| Ảnh sai kích thước | Trả về, chụp và gửi lại | In quy chuẩn mang ra tiệm |
| Ảnh qua ứng dụng làm đẹp | Hỏi lại về danh tính, có khi phải chụp lại tại chỗ | Chụp ở tiệm, không chỉnh sửa |
| Ký sẵn trước khi công chứng | In lại, ký lại, hợp pháp hoá lại | Đọc hướng dẫn chứng thực trước |
| Sót chữ ký tắt | Trả từng trang, gửi chuyển phát lại | Đánh dấu trang cần ký trước khi ký |
| Tên lệch giữa giấy tờ | Yêu cầu bổ sung, giải trình | Lập bảng biến thể tên từ đầu |
| Vân tay không đọc được | Hẹn lại, trễ phát hành hộ chiếu | Chăm da tay, hỏi lịch dự phòng |
Rủi ro cần biết trước
- Mỗi vòng sửa đều cộng dồn. Một trang ký sai có thể kéo theo: in lại, công chứng lại, hợp pháp hoá lại, chuyển phát quốc tế. Cộng lại 2 đến 3 tuần là bình thường.
- Giấy có hạn sẽ hết hạn trong lúc chờ sửa. Phiếu lý lịch tư pháp, giấy khám sức khoẻ thường chỉ được chấp nhận trong một thời hạn nhất định. Chờ sửa ảnh lâu quá, giấy khác lại phải làm mới.
- Lỗi danh tính bị nhìn kỹ hơn lỗi hình thức. Ảnh bị chỉnh, chữ ký lệch, tên lệch là những tín hiệu mà quy trình thẩm định được thiết kế để bắt. Chúng thường có lời giải thích vô hại, nhưng anh chị phải giải thích, và điều đó tốn thời gian.
Khi đã lỡ bị yêu cầu bổ sung, cách trả lời sao cho không thành từ chối có trong bài khi hồ sơ bị yêu cầu bổ sung.
Câu hỏi nên hỏi đơn vị tư vấn trước khi ký bất cứ trang nào
- Anh chị có gửi cho tôi quy chuẩn ảnh riêng của từng biểu mẫu không, hay chỉ một quy chuẩn chung?
- Trang nào ký trước mặt công chứng viên, trang nào ký tắt, trang nào con tôi tự ký?
- Ai kiểm tra lại toàn bộ chữ ký và ảnh trước khi gửi đi, và có bảng kiểm không?
- Sinh trắc học thu ở đâu, lịch nào, chi phí đi lại có nằm trong báo giá không?
Câu cuối liên quan trực tiếp tới tiền. Chi phí bay sang nơi thu sinh trắc và khách sạn thường không có trong báo giá, như chúng tôi đã phân tích ở bài những chi phí không nằm trong báo giá. Toàn bộ các mốc từ lúc ký tới lúc cầm hộ chiếu, anh chị xem trong bài từ lúc ký tới lúc nhận hộ chiếu Caribbean.
Bước tiếp theo
Hôm nay, lấy căn cước, hộ chiếu, bằng cấp và một sao kê ngân hàng của từng người trong gia đình ra bàn. Viết ra mọi cách tên của mỗi người đang xuất hiện, và ký thử chữ ký của mình năm lần xem có giống nhau không. Mất nửa giờ, và nó giải quyết trước nhóm lỗi hay làm hồ sơ trễ nhất.
Nếu đang tìm hiểu hộ chiếu nào hợp với gia đình trước khi bắt đầu giấy tờ, trang St. Kitts & Nevis và công cụ kiểm tra visa là nơi khởi đầu nhanh.
