Kế hoạch kinh doanh E-2: viên chức lãnh sự thật sự đọc những trang nào

Tóm tắt nhanh: Viên chức lãnh sự Mỹ không đọc hết bản kế hoạch kinh doanh E-2. Họ đọc kỹ trang tóm tắt, bảng tuyển dụng năm năm, dòng tiền năm đầu và đối chiếu các con số đó với giấy tờ thật trong hồ sơ. Một bản kế hoạch mỏng mà khớp số luôn mạnh hơn một bản dày mà lệch số.

Chúng tôi từng xem lại hồ sơ E-2 của một gia đình bị từ chối: bản kế hoạch kinh doanh dài 68 trang, bìa cứng, biểu đồ màu. Lý do trượt nằm ở đúng một dòng — bảng lương năm thứ ba ghi năm nhân viên, nhưng bảng chi phí cùng năm chỉ đủ trả lương cho hai người.

Đó là chuyện rất hay gặp. Bản kế hoạch E-2 không được chấm theo độ dày hay độ đẹp. Nó được đọc như một bản cam kết bằng số, và viên chức chỉ cần tìm ra một chỗ không khớp là đủ nghi ngờ phần còn lại.

Viên chức lãnh sự đọc kế hoạch kinh doanh E-2 trong bao lâu?

Hồ sơ E-2 thường được nộp trước buổi phỏng vấn, kèm tờ khai DS-160 và DS-156E. Viên chức có thời gian xem hồ sơ trước, nhưng thời gian đó không dài. Buổi phỏng vấn thực tế thường chỉ kéo dài vài phút đến khoảng mười lăm phút.

Nghĩa là viên chức không ngồi đọc từng trang phân tích thị trường. Họ đi thẳng vào những phần trả lời được các câu hỏi pháp lý của diện E-2: khoản đầu tư có đáng kể không, tiền đã thật sự bỏ vào và chịu rủi ro chưa, doanh nghiệp có đang hoạt động thật không, và doanh nghiệp có vượt qua ngưỡng "không lề" (marginal) hay không.

Nhiều lãnh sự quán Mỹ còn công bố hướng dẫn riêng về cách sắp xếp hồ sơ E-2, có nơi giới hạn số trang hoặc yêu cầu chia mục theo thứ tự cố định. Trước khi thuê người viết, anh chị nên hỏi đơn vị tư vấn: "Lãnh sự nơi tôi nộp có quy định định dạng riêng không, và bản kế hoạch của tôi đã theo đúng định dạng đó chưa?"

Nếu anh chị chưa nắm toàn bộ lộ trình từ quốc tịch hiệp ước tới visa, nên đọc trước bài lộ trình E-2 Mỹ cho người Việt. Người Việt Nam không thuộc nước có hiệp ước E-2, nên phần lớn hồ sơ đi qua một quốc tịch thứ hai như Grenada.

Trang tóm tắt điều hành: nơi ấn tượng đầu được quyết định

Trang tóm tắt (executive summary) là trang được đọc nhiều nhất, và thường là trang duy nhất được đọc trọn. Nó phải trả lời trong một trang giấy: doanh nghiệp làm gì, ở đâu, ai là chủ, đã đầu tư bao nhiêu, đã chi vào những gì, sẽ tuyển bao nhiêu người Mỹ và doanh thu dự kiến ra sao.

Lỗi hay gặp nhất là viết trang này như một tờ quảng cáo. Những câu như "doanh nghiệp hàng đầu", "tiềm năng vô hạn" không giúp gì. Viên chức cần con số và động từ ở thì quá khứ: đã ký hợp đồng thuê mặt bằng, đã mua thiết bị, đã chuyển khoản cho nhà cung cấp.

Một trang tóm tắt tốt còn cho thấy người đứng đơn là người điều hành chứ không chỉ là người góp vốn. Diện E-2 đòi nhà đầu tư nắm ít nhất 50% hoặc có quyền kiểm soát vận hành, và phải sang Mỹ để "phát triển và điều hành" doanh nghiệp. Nếu trang tóm tắt chỉ nói về người quản lý thuê ngoài, viên chức sẽ hỏi: vậy anh chị sang để làm gì?

Bảng tuyển dụng năm năm: phép thử "không lề"

Đây là trang quyết định nhiều hồ sơ nhất mà ít người hiểu vì sao. Theo hướng dẫn của Bộ Ngoại giao Mỹ, doanh nghiệp E-2 không được là doanh nghiệp "lề" — tức là chỉ đủ nuôi sống nhà đầu tư và gia đình. Nó phải có khả năng, hiện tại hoặc trong vòng năm năm kể từ khi hoạt động bình thường, tạo thu nhập vượt mức đó hoặc đóng góp kinh tế đáng kể.

Cách phổ biến nhất để chứng minh điều này là bảng tuyển dụng: năm thứ nhất tuyển mấy người, vị trí gì, lương bao nhiêu, và tăng dần tới năm thứ năm. Viên chức nhìn bảng này để trả lời một câu: doanh nghiệp này có tạo việc làm cho người Mỹ không, hay chỉ tạo việc làm cho chính gia đình nhà đầu tư?

Điều quan trọng không nằm ở con số lớn. Nó nằm ở chỗ bảng tuyển dụng phải khớp với bảng chi phí lương trong phần tài chính, và cả hai phải hợp lý với quy mô doanh thu. Một tiệm giặt ủi dự kiến tuyển 15 người là dấu hiệu viết cho đẹp. Một nhà hàng nhỏ tuyển 3 người năm đầu, 6 người năm thứ ba, có ghi rõ vị trí đầu bếp, phục vụ, thu ngân — đó là bảng đáng tin.

Nên ghi rõ vị trí nào là toàn thời gian, vị trí nào bán thời gian. Viết mập mờ "nhân sự: 5" khiến viên chức không phân biệt được năm người làm cả ngày hay năm người làm cuối tuần.

Dòng tiền năm đầu và số vốn đã chịu rủi ro

Trang thứ ba được đọc kỹ là phần tài chính, nhưng không phải toàn bộ. Viên chức thường nhìn ba chỗ:

1. Bảng sử dụng vốn (use of funds): tiền đầu tư đã chi vào đâu, bao nhiêu phần trăm đã chi, bao nhiêu còn nằm trong tài khoản doanh nghiệp.
2. Doanh thu và lợi nhuận năm thứ nhất: có hợp lý với mặt bằng, giờ mở cửa, giá bán không.
3. Chi phí lương năm thứ năm: có khớp với bảng tuyển dụng không.

Luật không đặt số tiền tối thiểu cho E-2. Thay vào đó là phép thử tỷ lệ: khoản đầu tư phải "đáng kể" so với tổng chi phí mua hoặc lập doanh nghiệp đó. Doanh nghiệp càng rẻ thì tỷ lệ vốn anh chị phải bỏ vào càng cao. Vì vậy bảng sử dụng vốn phải cho thấy rõ tổng chi phí và phần anh chị đã góp.

Tiền "chịu rủi ro" nghĩa là đã cam kết không rút lại được: đã trả tiền thuê, đã mua hàng, đã ký hợp đồng. Tiền nằm yên trong tài khoản cá nhân không được tính. Có thể dùng tài khoản ký quỹ (escrow) với điều kiện giải ngân khi visa được cấp, nhưng phải có hợp đồng rõ ràng.

Phần nguồn gốc số tiền đó là một hồ sơ riêng và thường là chỗ khó nhất với người Việt. Chúng tôi đã viết kỹ ở bài hồ sơ nguồn tiền bị từ chối vì đâu.

Những trang viên chức đọc gì, tìm gì, hay vấp ở đâu

Bảng dưới đây gom lại kinh nghiệm từ các hồ sơ chúng tôi đã theo. Nó không phải quy định chính thức, mà là cách viên chức thường đọc trong thực tế.

Thấy bảng này, nhiều người muốn cắt hết phần thị trường và đối thủ. Không nên. Phần đó ít được đọc nhưng thiếu hẳn thì bản kế hoạch trông như viết vội. Cứ giữ, nhưng ngắn gọn và nói về đúng khu vực doanh nghiệp đặt chân.

Kế hoạch mua sẵn theo mẫu: viên chức nhận ra thế nào

Thị trường có nhiều bản kế hoạch E-2 viết theo mẫu, đổi tên doanh nghiệp và địa chỉ là xong. Viên chức ở các lãnh sự xử lý nhiều hồ sơ E-2 đã đọc hàng trăm bản như thế. Có vài dấu hiệu lộ ra rất nhanh:

• Phân tích thị trường nói về cả nước Mỹ hoặc cả bang, không nhắc gì tới khu phố, lượng người qua lại hay đối thủ cách vài trăm mét.
• Tốc độ tăng trưởng đều tăm tắp năm nào cũng như năm nào, không có lý do.
• Thuật ngữ quản trị nghe rất sách vở mà người đứng đơn không giải thích được khi được hỏi.
• Tên đối thủ, giá bán, giờ mở cửa không khớp với địa điểm thuê thật.
• Chi phí thuê mặt bằng trong bảng tài chính khác với hợp đồng thuê đính kèm.

Điểm cuối là điểm nguy hiểm nhất. Viên chức có trong tay cả bản kế hoạch lẫn hợp đồng thuê, hoá đơn thiết bị, sao kê ngân hàng doanh nghiệp. Họ đối chiếu. Một con số lệch giữa kế hoạch và giấy tờ thật làm hỏng độ tin cậy của cả bản.

Và vì buổi phỏng vấn xoay quanh chính bản kế hoạch, anh chị phải trả lời được bằng lời của mình. Chúng tôi có bài riêng về câu hỏi phỏng vấn E-2; điều quan trọng nhất là đừng để trong kế hoạch có con số nào anh chị không biết nó từ đâu ra.

Rủi ro cần biết trước

Không có bản kế hoạch nào đảm bảo kết quả. Kế hoạch tốt chỉ giúp viên chức hiểu hồ sơ nhanh và không tìm thấy lý do để nghi ngờ. Quyết định cuối cùng vẫn nằm ở đánh giá của viên chức, và từ chối E-2 tại lãnh sự không có thủ tục kháng cáo chính thức như hồ sơ nộp trong nước Mỹ.

Tiền đã chi thì khó lấy lại. Vì luật đòi vốn phải chịu rủi ro, anh chị thường phải ký thuê, mua thiết bị trước khi biết visa có được cấp. Bị từ chối thì các khoản đó không tự hoàn. Escrow giảm được một phần rủi ro, nhưng không phải chủ nhà hay nhà cung cấp nào cũng chấp nhận.

Kế hoạch là lời hứa được kiểm lại. Khi gia hạn E-2, viên chức có thể mở lại bản kế hoạch lần đầu và so với thực tế: đã tuyển được mấy người, doanh thu thật bao nhiêu. Viết phóng đại để qua lần đầu là tự đặt bẫy cho lần gia hạn.

Phụ thuộc vào quốc tịch hiệp ước. Toàn bộ lộ trình dựa trên việc anh chị giữ quốc tịch của nước có hiệp ước E-2 với Mỹ. Thay đổi về hiệp ước hay chính sách của nước đó ảnh hưởng thẳng tới visa. Bài Grenada sang E-2 Mỹ: từng mắt xích phân tích chỗ hay gãy của chuỗi này.

Bài viết mang tính kinh nghiệm thực tế, không thay thế ý kiến của luật sư di trú Mỹ được cấp phép, và không phải tư vấn thuế hay bất động sản.

Bảng tự kiểm trước khi nộp kế hoạch kinh doanh E-2

In bảng này ra và đánh dấu từng dòng cùng người viết kế hoạch:

• [ ] Trang tóm tắt nêu đủ: doanh nghiệp làm gì, địa điểm, tỷ lệ sở hữu, số vốn đã chi, vai trò điều hành của anh chị.
• [ ] Số nhân viên từng năm trong bảng tuyển dụng khớp với chi phí lương cùng năm trong bảng tài chính.
• [ ] Tiền thuê mặt bằng trong bảng chi phí khớp với hợp đồng thuê đính kèm.
• [ ] Bảng sử dụng vốn cho thấy tổng chi phí lập doanh nghiệp và phần trăm anh chị đã góp.
• [ ] Phần lớn vốn đã được chi hoặc cam kết, có hoá đơn và chứng từ chuyển khoản đi kèm.
• [ ] Tốc độ tăng doanh thu có giải thích cụ thể (thêm ca, thêm sản phẩm, thêm địa điểm).
• [ ] Phân tích thị trường nói về đúng khu vực doanh nghiệp đặt chân, có tên đối thủ gần đó.
• [ ] Anh chị đọc lại toàn bộ và giải thích được mọi con số bằng lời của mình.
• [ ] Định dạng hồ sơ theo đúng hướng dẫn của lãnh sự nơi nộp.

Nếu có dòng nào không đánh dấu được, hãy sửa trước khi đặt lịch phỏng vấn. Sửa sau khi bị từ chối tốn nhiều thời gian hơn và để lại một lần từ chối trong hồ sơ.

Bước tiếp theo

Nếu anh chị đang có một bản kế hoạch trong tay, hãy làm bước kiểm khớp số trước: đặt bảng tuyển dụng cạnh bảng chi phí lương, đặt bảng chi phí cạnh hợp đồng thuê. Việc này mất một buổi tối và phát hiện được phần lớn lỗi chí mạng.

Nếu chưa bắt đầu, nên chọn loại hình và địa điểm kinh doanh trước, rồi mới viết kế hoạch — không làm ngược lại. Công cụ ước tính chi phí đầu tư giúp anh chị hình dung tổng ngân sách cho cả chặng quốc tịch lẫn chặng E-2, và có thể kiểm tra yêu cầu visa của hộ chiếu Grenada khi vào Mỹ để thấy vì sao E-2 là bước tiếp theo chứ không phải miễn visa.